Coûts de maintenance : quelques clés pour mieux les gérer.

Maintenance est associée à dépense dans l'imaginaire collectif. Ce n'est pas faux. Cependant, le but ultime de toute maintenance est de réduire les dépenses liées à un équipement en minimisant le coût global de celle-ci.

De quoi parle-t-on lorsqu'on parle de coût de maintenance ? Il s'agit du coût des interventions de maintenance auquel on ajoute celui des défaillances maintenance, celui des défaillances matériel, celui des stocks de maintenance ainsi que l'amortissement des surinvestissements de maintenance.
Et c'est là tout le paradoxe.
Les composantes du coût global de maintenance (CGM) connaissent des évolutions contradictoires. D'une part, toute action visant à baisser le coût d'une composante entraîne l'augmentation des autres. D'autre part, le minimum ne s'obtient pas en minimisant chaque composante. Il s'obtient par l'analyse de l'origine du CGM et la mise en œuvre d'actions dont les enjeux sont supérieurs aux dépenses pour les mettre en œuvre et aux coûts des réactions.
On distinguera également fonction et service : la fonction recouvre l'ensemble des activités nécessaires et suffisantes pour minimiser le coût global ; le service regroupe des activités de la fonction maintenance mais aussi d'autres fonctions réunies pour des raisons de compétences professionnelles, voire des raisons historiques.

Définir le coût
"En partant du fait que la fonction maintenance ''fabrique'' la disponibilité des moyens de production dont l'entreprise a besoin pour satisfaire ses clients, on conçoit sans peine que si le niveau de disponibilité requis n'est pas atteint, l'entreprise peut en subir des conséquences graves sur le plan économique" explique-t-on à la direction du Cimi. "Au-delà du simple coût direct de maintenance (qui est souvent le seul évalué et géré), il faut tenir compte des coûts générés par l'indisponibilité du matériel : coût de perte de production, pénalités de retard, coût de sous-traitance éventuelle, amortissements non couverts, main d'œuvre inoccupée... Trop souvent ce coût d'indisponibilité n'est pas connu et c'est le seul coût direct de maintenance que les directions demandent d'optimiser, sans se rendre compte que certaines ''économies'' peuvent coûter très cher à l'entreprise. La problématique est, d'un point de vue conceptuel, strictement la même que pour la qualité des produits ... Le coût de non-qualité est tel que les entreprises ont compris l'intérêt qu'elles avaient à satisfaire le niveau de qualité requis par leurs clients."

Le coût de maintenance, avec toutes ses composantes, est parfaitement défini dans les normes françaises et/ou européennes.
"Il est semble t-il, préférable de respecter les recommandations de la norme, et pour ce faire de disposer des outils de gestion qui permettent d'acquérir les éléments de base du coût de maintenance: coût de main d'œuvre, coût des achats (pièces de rechange, fournitures diverses,...), coût des contrats de prestation..." recommande-t-on au Cimi. "Cela va sans dire, il est indispensable de ne tenir compte que des coûts de l'activité maintenance, au sens de la norme, et non pas du coût de la structure maintenance qui, en général réalise beaucoup d'actions qui ne sont pas des actions de maintenance (travaux neufs, assistance production, aménagements de postes de travail et de locaux...)".

Dès que l'on entre dans un process d'amélioration du coût global de maintenance, on aura besoin de résultats significatifs; et donc de points de mesure pour les illustrer. On prendra donc en compte différents critères : les TRS (taux de rendement synthétique), de l'outil de production, la valeur à neuf de l'équipement, les coûts de fabrication (énergie, matière première, masse salariale…), les effectifs de maintenance, les coûts de maintenance et les heures de maintenance…

Une fois le coût défini, il faut le maîtriser, en rapport avec un équipement donné. Il faudra alors définir de façon très précise ce qu'est l'équipement en question et quelles en sont les "frontières". "Cela dit, un système de gestion analytique bien conçu permet d'affecter les différentes composantes des coûts à l'équipement référencé. Ces composantes une fois connues permettent de diagnostiquer les points posant problème (consommation excessive de composants ou consommables, ... ) et d'y apporter des mesures correctives (modification, par exemple, du rapport maintenance préventive/maintenance corrective)", précise-t-on au Cimi.

Elaborer son budget maintenance
L'intérêt premier de la maîtrise de ses coûts de maintenance est de pouvoir élaborer son budget. Il y a bien sûr une méthodologie à suivre, mais il y a autant de procédures qu'il y a d'entreprises. La direction du Cimi souligne néanmoins un "point incontournable. Il est indispensable que le ''client Production'' ait défini son besoin de disponibilité pour l'exercice à venir. Il faut bien sûr tenir compte également de la politique d'investissement et/ou de désinvestissement, ainsi que de la politique R&D qui définit les grandes orientations ''nouveaux produits - nouveaux process - nouveaux moyens''. En règle générale, le budget maintenance n'est que la traduction en termes économiques de la politique de maintenance préalablement définie".

On définira ensuite des objectifs à tenir, en fonction du budget. Pour les atteindre,
"il est nécessaire, en premier lieu, que ces objectifs soient réalistes et atteignables, et ce n'est pas toujours le cas, précise-t-on au Cimi. Le pilote du système maintenance dispose d'un ensemble de commandes, ou variables d'action, lui permettant d'ajuster « son plan de vol ». Il s'agit entre autres des actions possibles sur les moyens, sur les méthodes ou sur les équipements eux-mêmes. N'oublions pas bien sûr les actions sur les hommes eux –mêmes (compétence, motivation, implication, ...) car gardons à l'esprit le constat général qu'une défaillance sur deux est d'origine humaine".

On mesurera la tenue de ces objectifs à l'aide d'indicateurs. Ils permettront également de piloter plus facilement le système de maintenance. "Les indicateurs sont un vaste et beau sujet qui n'a pas fini de faire couler encre et salive", explique-t-on au Cimi. "Restons-en aux fondamentaux en disant que :
• Les indicateurs choisis dépendent étroitement des objectifs fixés
• Tant qu'à faire, il vaut mieux les choisir dans ceux qui sont normalisés (norme européenne existante)
• Ils ne doivent pas être trop nombreux
• Ils doivent être pertinents
• et facilement mesurables et exploitables
Les indicateurs ne sont que les données de sortie d'un système d'information et de mesure concrétisé par un tableau de bord (à tous les échelons de la hiérarchie)".

Définir, identifier, maîtriser son coût, piloter ses indicateurs : il faudra faire les choses dans l'ordre pour espérer ensuite optimiser son coût global de maintenance.

PRODUCTION MAINTENANCE – Janvier, Février, Mars 2009