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Quelles sont les différentes étapes à respecter pour une réunion réussie ?

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- PRÉPARER LA RÉUNION / ACCUEILLIR LES PARTICIPANTS
- MAÎTRISER LE DEROULEMENT DE LA RÉUNION
- CLORE LA RÉUNION / APRES LA RÉUNION

PRÉPARER LA RÉUNION / ACCUEILLIR LES PARTICIPANTS

Préparer une réunion - les étapes

Préparer La Réunion
Définir l'objectif de la réunion
Préparer le plan (déroulement de la réunion)
Prévoir le temps de chaque point abordé
Choisir les participants : selon le type de réunion
Réunir les documents nécessaires
Choisir et réserver un lieu, une salle
Convoquer les participants
Accueillir les participants
Se présenter et demander à chaque participant de faire pareil
Annoncer l'objectif de la réunion
Présenter le déroulement
Désigner un secrétaire si nécessaire
Définir les règles de fonctionnement
Annoncer les éventuelles difficultés de dialogue
Introduire la réunion en démontrant son importance pour chacun
Maitriser le déroulement
 

MAITRISER LE DEROULEMENT DE LA RÉUNION

Maîtriser le déroulement d'une réunion - les étapes

Maîtriser Le Déroulement De La Réunion
Donner un temps suffisant pour l'exposé des faits
Instaurer des pauses des temps de silence
Réguler la circulation de l'information en donnant la parole à chacun
Utiliser le questionnement pour favoriser les échanges
Réguler les tensions dues aux avis différents
Reformuler pour vérifier que tout le groupe à compris la même chose
Proposer une méthode pour examiner une question ou un problème
Faire des points réguliers par rapport au déroulement prévu
Recentrer sur le sujet en cas de dérive
Noter les points d'accord ou de désaccords
Conclure en reprenant le déroulement
Clore la réunion
 

CLORE LA RÉUNION / APRES LA RÉUNION

Clore une réunion - les étapes

Clore La Réunion
Faire la synthèse de la production du groupe et présenter les conclusions
Préciser ce que la réunion va permettre de réaliser
Répartir les tâches et fixer le planning
Faire l'évaluation, le bilan de la réunion par chaque stagiaire
Remercier les participants en valorisant leur efficacité
Après la réunion
Réaliser le compte-rendu de la réunion
Parler de la réunion, pas du comportement des participants

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